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Dans le n° 105 - Septembre 2016

Par Karim AMRI

Directeur d'hôpital

Mots clés associés : Dématérialisation, Systèmes d'information

La dématérialisation complète à l'hôpital : le compte à rebours est lancé

Le 1er janvier 2017 impose l'obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques d'émettre leurs factures dématérialisées à destination des EPS (Ordonnance du 26 juin 2014 qui définit le calendrier d'obligation de facturation électronique jusqu'en 2020) et impose, par voie de conséquence à ces mêmes EPS, d'en assurer leur traitement en mode dématérialisé.

Ainsi, si le traitement de ces premières factures " grandes entreprises ", sera ainsi rendu possible en 2017 grâce au nouveau portail de la DGFIP " Chorus Portail Pro ", la question du transport des autres pièces justificatives dématérialisées (marchés publics, états de paie, etc.), pose aujourd'hui question dans de nombreux hôpitaux.

En outre, le 1er janvier 2015 était théoriquement la date limite pour que les EPS soient en conformité avec le Protocole d'Echanges Standard (PES V2), pour la transmission de leurs données comptables.

En effet, PES V2 permet également la dématérialisation des pièces comptables pour transmission au comptable public (mandats de dépenses, titres de recette et bordereaux journaliers les récapitulant signés électroniquement).

Aussi, concernant les Recettes, la mise en place de PES V2 et de FIDES (pour les titres ACE) devrait permettre de s'inscrire très rapidement dans une dématérialisation complète (envoi des flux au comptable via PES V2 des titres envoyés à l'Assurance Maladie).

Pour la chaine dépenses, la question des factures grâce au portail Chorus va par conséquent laisser encore un tout petit peu de temps aux EPS qui n'auraient pas validé leur nouveau protocole d'échange PES à la fin de cette année.

Quant à ceux qui seraient déjà en mode production PES V2, le champ de la dématérialisation complète s'ouvre à eux.

Ainsi, il serait judicieux d'aborder ces différents process dès le début de chaîne grâce à des bons de commandes dématérialisés, lesquels faciliteront le rapprochement des numéros de commande et des montants engagés, avec les factures dématérialisées réceptionnées.

Ces dernières seront ainsi accessibles en gestion directe sur Chorus ou de manière intégrative dans le logiciel de gestion économique et financière interne à l'EPS grâce à un import via EDI (solution en cours de validation avec les éditeurs), ou pourront faire l'objet d'une intégration dans le système, soit grâce à leur envoi en direct dématérialisé par les fournisseurs ou soit par leur numérisation en cas d'envoi papier.

Cette question de la numérisation, native ou physique a posteriori, doit impérativement être envisagée dès le début de chaque processus au niveau de chacun des cycles " dépenses ", et notamment pour le cycle RH (contrats, décisions, états de frais, etc.). D'autant que les progrès en matière de parapheurs, certificats et signatures électroniques sont assez notables en la matière.

Par conséquent, le champ des possibles en matière de suppression des 200 millions feuilles de papier manipulées annuellement par les EPS, tant en archivage qu'en transmission, a réellement débuté... encore faudrait-il que les ordonnateurs ainsi que les comptables puissent en être réellement convaincus pour s'y inscrire pleinement.

En tout état de cause, la refonte des organisations internes et la gestion de trésorerie qui devrait suivre à terme (encaissements au fil de l'eau des recettes et paiements accélérés des fournisseurs) y participera assurément, dès lors que la convergence des SI dans le cadre des prochains GHT aura été déployée conformément aux attentes...



Notes :


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